martes, 23 de noviembre de 2010

Tipo documental


Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.
Diccionario de Terminología Archivística

miércoles, 17 de noviembre de 2010

Fase de Administracion (Fase de Gestion)

"Fase o etapa donde el o los documentos sirven de informacion a la administracion en forma interna, una vez recibida la respuesta o solucion al asunto empezado, el documento que lo testimonia ha de seguir guardado (En el archivo Intermedio o en el Archivo de Gestion si su utilizacion es todavia constante o no ha pasado su periodo de validacion en este archivo; periodo de validacion: aprox. 5 años )." (Hugo Arevalo,Diccionario de termnios archivisticos)

Colecciones Documentales

“La coleccion documental es la reunion artificial de documentos acumulados
sobre la base de algunas caracterisiticas comunes, sin tener en cuenta la procedencia de dichos documentos. No debe de confundirse con el fondo documental. (Norma ISAD G)

Subserie

Se trata de un conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación recepción o utilización. 
Entre los criterios que pueden servir de base para la identificación de la subserie
podemos señalar:
- Cambios significativos y duraderos en la tipología documental.
- Existencia de acciones diversas en el desarrollo de una actividad.
- Cambios permanentes en el soporte de los documentos integrantes de las series.
- Respetando de cualquier división introducida por la oficina productora.

jueves, 11 de noviembre de 2010

Serie Documental

Sujeto+Función+Tipo Documental

Subfondo

Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Fuente: CIA

Fondo

Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Fuente:CIA

Valoración de fondos

Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
Fuente: Diccionarios de terminología Archivística, Op.cit

Principio de Respeto al Orden Original

Disponía  que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asunto o materias.
fuente: José Ramón Cruz Mundet, ¿Qué es un archivero? Ediciones TREA Gijón, España, 2009

Sistema de Clasificacion Archivistica

Este video muestra un ejemplo de la importancia de la implementación de sistemas de información en una organización, de ahí la importancia de un buen archivista que por supuesto conozca bien acerca de los conceptos archivísticos:

Documento de Archivo

Se puede llamar documento de archivo a la información registrada con independencia de su formato y su soporte creada, recibida y mantenida por una entidad, institución, organización o individuo en el ejercicio de sus funciones y conservada para sus necesidades.
fuente: El diccionario de terminología Archivística.