Tipo documental

Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.

Diccionario de Terminología Archivística

Fase de Administracion (Fase de Gestion)

"Fase o etapa donde el o los documentos sirven de informacion a la administracion en forma interna, una vez recibida la respuesta o solucion al asunto empezado, el documento que lo testimonia ha de seguir guardado (En el archivo Intermedio o en el Archivo de Gestion si su utilizacion es todavia constante o no ha pasado su periodo de validacion en este archivo; periodo de validacion: aprox. 5 años )." (Hugo Arevalo,Diccionario de termnios archivisticos)

Colecciones Documentales

“La coleccion documental es la reunion artificial de documentos acumulados
sobre la base de algunas caracterisiticas comunes, sin tener en cuenta la procedencia de dichos documentos. No debe de confundirse con el fondo documental”. (Norma ISAD G)

Subserie

Se trata de un conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación recepción o utilización. 

Entre los criterios que pueden servir de base para la identificación de la subserie

podemos señalar:
- Cambios significativos y duraderos en la tipología documental.
- Existencia de acciones diversas en el desarrollo de una actividad.
- Cambios permanentes en el soporte de los documentos integrantes de las series.
- Respetando de cualquier división introducida por la oficina productora.

Descripción del trabajo en un archivo histórico

Serie Documental

Sujeto+Función+Tipo Documental

Subfondo

Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Fuente: CIA