martes, 23 de noviembre de 2010

Tipo documental


Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.
Diccionario de Terminología Archivística

miércoles, 17 de noviembre de 2010

Fase de Administracion (Fase de Gestion)

"Fase o etapa donde el o los documentos sirven de informacion a la administracion en forma interna, una vez recibida la respuesta o solucion al asunto empezado, el documento que lo testimonia ha de seguir guardado (En el archivo Intermedio o en el Archivo de Gestion si su utilizacion es todavia constante o no ha pasado su periodo de validacion en este archivo; periodo de validacion: aprox. 5 años )." (Hugo Arevalo,Diccionario de termnios archivisticos)

Colecciones Documentales

“La coleccion documental es la reunion artificial de documentos acumulados
sobre la base de algunas caracterisiticas comunes, sin tener en cuenta la procedencia de dichos documentos. No debe de confundirse con el fondo documental. (Norma ISAD G)

Subserie

Se trata de un conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación recepción o utilización. 
Entre los criterios que pueden servir de base para la identificación de la subserie
podemos señalar:
- Cambios significativos y duraderos en la tipología documental.
- Existencia de acciones diversas en el desarrollo de una actividad.
- Cambios permanentes en el soporte de los documentos integrantes de las series.
- Respetando de cualquier división introducida por la oficina productora.

jueves, 11 de noviembre de 2010

Serie Documental

Sujeto+Función+Tipo Documental

Subfondo

Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Fuente: CIA

Fondo

Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Fuente:CIA

Valoración de fondos

Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
Fuente: Diccionarios de terminología Archivística, Op.cit

Principio de Respeto al Orden Original

Disponía  que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asunto o materias.
fuente: José Ramón Cruz Mundet, ¿Qué es un archivero? Ediciones TREA Gijón, España, 2009

Sistema de Clasificacion Archivistica

Este video muestra un ejemplo de la importancia de la implementación de sistemas de información en una organización, de ahí la importancia de un buen archivista que por supuesto conozca bien acerca de los conceptos archivísticos:

Documento de Archivo

Se puede llamar documento de archivo a la información registrada con independencia de su formato y su soporte creada, recibida y mantenida por una entidad, institución, organización o individuo en el ejercicio de sus funciones y conservada para sus necesidades.
fuente: El diccionario de terminología Archivística.


viernes, 29 de octubre de 2010

Principio de Respeto de Fondos

El principio del respeto de los fondos, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (documentos de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de un establecimiento o de una persona natural o  moral determinados.
fuente: José Ramón Cruz Mundet, ¿Qué es un archivero? Ediciones TREA Gijón, España, 2009
Nuestro diccionario servirá para algunas personas que deseen saciar o conocer un poco mas acerca de los diferentes conceptos que surgen alrededor de esta doctrina que es la archivistica.

Expurgo de Documentos:
   El expurgo consiste en una operación técnica de evaluación crítica de un archivo con vistas a la retirada de parte del mismo. El objetivo que persigue un expurgo es el de liberar espacio en los estantes de un archivo con la retirada selectiva de documentos no pertinentes para la colección. El expurgo es una tarea integrada dentro de la gestión de un archivo o biblioteca para así garantizar el Ciclo Vital del Documento o La Teoría de las Edades. (Archivo de Oficina, Central, Intermedio, Histórico).

Transferencia Documental:
   Se entiende por TRANSFERENCIA, al procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema, de acuerdo a unos plazos de permanencia establecidos para la documentación en cada uno de ellos. Las transferencias son obligatorias y afectan a toda la documentación testimonio de la actividad municipal. Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabFuenteilidades y controles para normalizar el proceso de selección, transferencia y eliminación de documentos.

Gestión Electrónica de documentos:
   La gestión de documentos puede definirse como una  aproximación lógica y práctica a la creación, mantenimiento y uso, y expurgo de los documentos y de la información que  éstos contienen. Con un programa de gestión de documentos  operativo, una organización puede controlar la calidad y la cantidad de documentación que se crea, mantiene la información de forma útil a las necesidades y puede  seleccionar la información de manera eficiente cuando ésta  carece de valor a largo plazo.
   Un sistema GED (Gestión Electrónica de Documentos) es un software que le posibilita guardar toda la información de su empresa; por un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en ficheros informáticos. Utilizando un sistema GED, puede crear una serie de estructuras clasificatorias donde organizar su información, según las necesidades propias de la empresa y permitir su localización de forma precisa e inmediata. Los sistemas GED suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas y sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de la información, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución. Su ventaja es que evitan la manipulación repetida de papel, ahorran espacio de almacenamiento y garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información corporativa de la empresa.

Auditoría de Información:
   Es el proceso (y los métodos y técnicas empleados) para descubrir, controlar y evaluar los flujos y recursos de información de una organización, tanto internos como externos. Su finalidad es desarrollar la gestión de la información en la organización. La auditoría informativa debe relacionar lo que se encuentra con los objetivos de la organización, así como relacionarlos con la cultura organizativa, además de ayudar a decidir cómo la organización debe desarrollar una política informativa. Con la auditoría, se persigue realizar una diagnosis de las carencias de la situación actual, ya se trate de duplicaciones de la información como falta de ésta, subutilización de recursos, incompatibilidad y/u obsolescencia de sistemas, carencias formativas dentro del conjunto de los miembros de la organización, necesidades extraordinarias de recursos e insuficiencia del personal.
Fuente:  http://www.documentalistaenredado.net/33/elementos-para-una-auditora-de-informacin.

Fondo Cerrado:
   Se habla de este concepto baiscamente, cuando el fondo de una institución, ya no esta en funcionamiento administrativo juridico. 
Fuente:http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000679/067981so.pdf#xml=http//unesdoc.unesco.org/Ulis/cgi-bin/ulis.pl?database=&set=4C61883B_1_271&hits_rec=3&hits_lng=spa

Fondo Abierto :
  Un fondo permanece abierto mientras en la institución u organismo productor siga en vigencia.
Fuente:http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000679/067981so.pdf#xml=http://unesdoc.unesco.org/Ulis/cgi-bin/ulis.pl?database=&set=4C61883B_1_271&hits_rec=3&hits_lng=spa
Respeto de Estructura Interna 
 Consiste en seguir el patrón de clasificación dado por el organismo productor de los documentos.
Fuente:http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000679/067981so.pdf#xml=http://unesdoc.unesco.org/Ulis/cgi-bin/ulis.pl?database=&set=4C61883B_1_271&hits_rec=3&hits_lng=spa