Nuestro diccionario servirá para algunas personas que deseen saciar o conocer un poco mas acerca de los diferentes conceptos que surgen alrededor de esta doctrina que es la archivistica.
Expurgo de Documentos:
El expurgo consiste en una operación técnica de evaluación crítica de un archivo con vistas a la retirada de parte del mismo. El objetivo que persigue un expurgo es el de liberar espacio en los estantes de un archivo con la retirada selectiva de documentos no pertinentes para la colección. El expurgo es una tarea integrada dentro de la gestión de un archivo o biblioteca para así garantizar el Ciclo Vital del Documento o La Teoría de las Edades. (Archivo de Oficina, Central, Intermedio, Histórico).
Transferencia Documental:
Se entiende por TRANSFERENCIA, al procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema, de acuerdo a unos plazos de permanencia establecidos para la documentación en cada uno de ellos. Las transferencias son obligatorias y afectan a toda la documentación testimonio de la actividad municipal. Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabFuenteilidades y controles para normalizar el proceso de selección, transferencia y eliminación de documentos.
Gestión Electrónica de documentos:
La gestión de documentos puede definirse como una aproximación lógica y práctica a la creación, mantenimiento y uso, y expurgo de los documentos y de la información que éstos contienen. Con un programa de gestión de documentos operativo, una organización puede controlar la calidad y la cantidad de documentación que se crea, mantiene la información de forma útil a las necesidades y puede seleccionar la información de manera eficiente cuando ésta carece de valor a largo plazo.
Un sistema GED (Gestión Electrónica de Documentos) es un software que le posibilita guardar toda la información de su empresa; por un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en ficheros informáticos. Utilizando un sistema GED, puede crear una serie de estructuras clasificatorias donde organizar su información, según las necesidades propias de la empresa y permitir su localización de forma precisa e inmediata. Los sistemas GED suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas y sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de la información, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución. Su ventaja es que evitan la manipulación repetida de papel, ahorran espacio de almacenamiento y garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información corporativa de la empresa.
Auditoría de Información:
Es el proceso (y los métodos y técnicas empleados) para descubrir, controlar y evaluar los flujos y recursos de información de una organización, tanto internos como externos. Su finalidad es desarrollar la gestión de la información en la organización. La auditoría informativa debe relacionar lo que se encuentra con los objetivos de la organización, así como relacionarlos con la cultura organizativa, además de ayudar a decidir cómo la organización debe desarrollar una política informativa. Con la auditoría, se persigue realizar una diagnosis de las carencias de la situación actual, ya se trate de duplicaciones de la información como falta de ésta, subutilización de recursos, incompatibilidad y/u obsolescencia de sistemas, carencias formativas dentro del conjunto de los miembros de la organización, necesidades extraordinarias de recursos e insuficiencia del personal.
